POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

DATOS DEL RESPONSABLE

Razón social : BANEXPORT S.A. NIT : 900020971-7
Dirección : Carrera 9 A # 70 A — 35 Piso 5 Bogotá
Teléfono 6017448219
Correo : Josefina.Hurtado@banexport.com

BANEXPORT S.A. por medio de la presente Política da cumplimiento a lo estipulado en la Ley Estatutaria 1581 de 2Q12, el articulo 13 del Decreto 1377 de 2.0\3, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior; el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables, donde se dictan las disposiciones para la implementación del Habeas Data para la protección de los datos personales.

BANEXPORT S.A. ha desarrollado procedimientos internos para el tratamiento de los datos personales consignados en sus bases de datos, a fin de mitigar el nesgo de acceso y/o uso indebido, fraudulento o no autorizado sobre los datos personales.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política y en concordancia con las disposiciones vigentes de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta. (Heredero)

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminadas.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público, Por naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos Sensibles: Se entienden por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación , tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado de tratamientos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, simulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro fuera del país.

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le consientan.

• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información personal sujeta a tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS

Los datos solicitados serán almacenados, consultados y manejados por los respectivos Encargados del tratamiento según el tipo de tercero que esté brindando la información (cliente, proveedor, trabajador).

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será previa y oportunamente comunicado a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente.

La autorización por parte del Titular brinda a BANEXPORT S.A. la libertad de hacer uso de los datos para las siguientes finalidades:

• CLIENTES

- Almacenar la información en las bases de datos bajo el exclusivo uso de BANEXPORT S.A.
- Proveer servicios y/o productos.
- Dar información publicitaria de los servicios y/o productos.

- Evaluar la calidad de atención y de los servicios y/o productos.
- Informar actividades y/o eventos realizados por BANEXPORT S.A.

- Realizar encuestas de mejoramiento en el servicio y/o productos.

- Aclarar dudas con respecto a los servicios y/o productos.
- Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
- Verificar, validar y comprobar los datos suministrados.

• PROVEEDORES

- Solicitar información de sus servicios y/o productos.
- Almacenar la información en las bases de datos bajo el exclusivo uso de BANEXPORT S.A.
- Contactar en cualquier momento para peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o denuncias.
- Verificar, validar y comprobar los datos suministrados.
- Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de facturación y prevención de fraude.

• EMPLEADOS

- Realizar la afiliación a la ARL, AFP, SALUD, Caja de Compensación, etc.
- Almacenar la información en las bases de datos bajo el exclusivo uso de BANEXPORT S.A.
- Cumplir con los requisitos del SGSST.
- Cumplir con los requerimientos de tipo tributario y fiscal.
- Cumplir con las obligaciones adquiridas por el contrato laboral.
- Seguimiento histórico de las funciones desempeñadas en el respectivo cargo al cual fue asignado. En el registro histórico pueden ser incluidos los datos referentes a la Salud laboral, sin incluir la historia clínica, los cuales entran en la categoría de DATOS SENSIBLES, que serán manejados única y exclusivamente por los encargados y esta información será tratada con máxima protección y cautela para proteger la integridad del titular. NOTA: Si el titular de los datos sensibles no desea que se haga uso de estos, él esta en la libertad de comunicar su desaprobación para el uso de los mismos.
- Verificar, validar y comprobar los datos suministrados.

• ASPIRANTES

- Realizar procesos de selección de personal. La aceptación por parte del aspirante o postulante de este Compromiso de Privacidad y la Aceptación a la hora de entrega de su Hoja de Vida, implica la aceptación expresa, por su parte. Si su consentimiento fue reflejado en la Hoja de Vida entregado a BANEXPORT S.A. sus datos personales podrán ser utilizados para futuros procesos de selección. Si por el contrario su consentimiento no fue reflejado en la Hoja de Vida sus datos serán suprimidos o destruidos una vez finalizado el proceso de selección para el cual fueron recogidos los datos personales.
- El titular de los datos personales se compromete a que los mismos sean fidedignos, correctos y actuales. Se informa que la solicitud podrá ser rechazada si se detectase cualquier dato falso o engañoso facilitado por el aspirante o postulante que no cumplan los requisitos anteriores, procediéndose a su eliminación sin necesidad de previo aviso.
- Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante proporcione pasarán a formar parte de una base de datos automatizada o manual de carácter personal del que BANEXPORT S.A. es responsable.

BANEXPORT S.A., en cumplimiento del objeto social podrá hacer transferencia y transmisión de datos incluso a nivel internacional siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales. En consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política, y para fines comerciales autorizan expresamente para transferir y transmitir a nivel nacional e internacional los datos personales.

En ningún caso BANEXPORT S.A. realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, con excepción de aquellos datos de naturaleza pública. En todo caso, se respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

AUTORIZACION DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de BANEXPORT S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos; y mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de BANEXPORT S.A. en los términos y condiciones recogidos en la misma. De igual forma BANEXPORT S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del TituIar, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por BANEXPORT S.A. y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del
titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier altemación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

BANEXPORT S.A. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Finalmente, de acuerdo con lo previsto en la Ley no será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la Iey para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

DERECHOS EL TITULAR

Los derechos a los que el Titular úene acceso según lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 del año 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013 son los siguientes:

• Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

• Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

• Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Por estipulación a favor de otro y para otro.

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

• Dar garantía del ejercicio del habeas Data a su titular.

• Designar el encargado de asumir la función de protección de datos personales.

• Solicitar autorización de acuerdo con estas políticas al titular.

• Informar al titular la finalidad de la recolección de datos, su manejo, su uso y los derechos
que le asisten.

• Conservar la prueba de la autorización del Titular y de la información que le suministró al momento de obtener dicha autorización, así como la información bajo condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

• Dar instrucción a los empleados para que cumplan con las políticas de tratamiento de los datos, seguridad, buen manejo y conservación.

• Actualizar la información, que sea veraz y completa que provenga directamente de su titular.

• En caso de que se presenten incumplimientos a los códigos de seguridad o robos se informará a la autoridad de protección de datos.

• Poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización.

• Dar trámite conforme a la ley de consultas, quejas o rectamos.

• Dar cumplimiento a las disposiciones, instrucciones y requerimientos de la SIC.

RESPONSABLE DE LA ATENCION DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS

El titular de los datos podrá comunicarse con BANEXPORT S.A. por los siguientes medios para ejercer sus derechos:

• Por medio telefónico en el horario entre 8:00 am y 5:00 pm al número 6017448219 - extensión 1200 o al CELULAR 3212022500.

• Por medio electrónico especificando detalladamente la solicitud al derecho el cual desea ejercer, a los siguientes correos: josefina.hurtado@banexport.com y/o carlos.julian@banexport.com

La consulta debería contener:

• Identificación del titular.

• Descripción de la petición, queja o reclamo.

• Dependiendo de lo solicitado por el titular deberá adjuntar documentos que concuerden con su
solicitud solamente si el caso da para agregarlos.

• En el caso de consultas se dará respuesta a los peticionarios dentro del término establecido en la Ley 1581 de 2012, esto es en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Es importante que el Titular tenga en cuenta que sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante BANEXPORT S.A.

La petición, queja o reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.

• Descripción de la petición, queja o reclamo.

• Dependiendo de lo solicitado por el titular deberá adjuntar documentos que concuerden con su solicitud solamente si el caso da para agregarlos.

• Si el reclamo o queja resulta incompleto, se le informara al interesado dentro de los cinco (5) días calendarios a la recepción del reclamo o queja para que subsane la falla. Si transcurridos 30 días calendarios del requerimiento y debidamente informado se entenderá su desistimiento. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Puede hacer su solicitud de forma presencial con cita previa comunicándose al teléfono anteriormente mencionado o radicando una carta en el punto de atención en Bogotá (Carrera 9#70a-35, piso 5) con las características ya mencionadas en el punto anterior.

OFICIAL DE PRIVACIDAD

BANEXPORT S.A., dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015 el cual indica que todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que "asuma la función de protección de datos personales' y que dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 del 2012.

La función del oficial de protección de datos en la empresa es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía. Para todo efecto, actuara como Oficial de Protección de datos personales el Representante Legal Suplente de BANEXPORT S.A., como la instancia que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias, las cuales, una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

MODIFICACIONES

BANEXPORT S.A, se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de forma unilateral, la presente Política o cualquier procedimiento relativo al Tratamiento de datos personales, evento que comunicará oportuna y debidamente a los Titulares antes de su aplicación.

VIGENCIA

La presente política se rige a partir del 28 de abril de 2022, mientras BANEXPORT desarrolle su objeto social, y para dar cumplimiento a sus obligaciones comerciales, tributarias, laborales y contables.

ANEXOS

Procedimiento de Protección de Datos Personales.